一位企管顧問在演講中,問了聽眾這個問題:「在座各位想讓英文更流利的請舉手。」結果,會場中幾乎所有人都舉起手。主講人隨意點了其中一位,問: 


「那麼,你今晚打算讀些英文嗎?」 
「沒有。」 
「那,明天要讀嗎?」 
「還沒想到。」 
「這周會計畫讀英文嗎?」 
「大概不會吧!」 
「這個月呢?」 
「沒有計畫。」 


類似情況,往往也發生在你我身上——「我希望業績增加一倍」「我想考上多張專業證照」「我想……」,太多想作的目標,卻總覺得忙碌的工作讓你沒時間執行。其實,你需要的是有效運用時間的方法,學會活用「時間帶」以及「零碎時間」,不僅能幫助你跳上目標直通車,有效達成人生重大目標,工作效率也可以倍增。 

技巧一:徹底利用「時間帶」,變身成功人士 

你是否有滿腔理想與目標,卻覺得「忙死了哪有空去做啊」?日本時間管理達人、《早上3小時完成一天工作》作者箱田忠昭指出:「不是『沒時間』,而是『時間的用法』錯了。」他認為,錯誤是出在對時間這項事物的觀點上,因為不管多麼忙碌,如能用積極態度思考「用什麼法子可以創造出時間?」就能對之後的行動產生極大的正面影響。 
成功的人,即使忙得昏頭轉向,反而會更積極去擰出屬於自己的時間來成就目標,其中最重要的兩個「時間帶」,就是「清晨時間」與「週末時間」。 

清晨時間 

清晨時間是任誰也無法打擾,尚未沾惹喧囂的貴重時段。專家認為,清晨的時間足以抵過夜晚兩、三倍的時間,因為清晨能讓身心倍感清爽舒暢,容易讓精神專注。更因前一天的疲勞已消除,此時就能思緒清晰處理工作,或是用在看書、培養興趣、鍛鍊體魄上。

有些人喜歡在下班後才運用私人時間,但其缺點是此時已累積了一天的疲勞,很難專注的看書或培養嗜好。所以專家建議,晚上疲累時,不妨扔下一切,去泡個熱水澡,然後馬上上床睡覺,這樣不管是誰都能夠得到早上一小時的自由時間。 

許多成功人士都是奉行早起主義,其中的代表就是讓日產汽車(Nissan Motor)起死回生的日產汽車總裁卡洛斯‧高恩(Carlos Ghosn)。高恩通常比所有員工都早到公司,當早上七點多他進到辦公室,第一件事就是快速確認股價和收發e-mail,接著過目當日的時間表,再對重要的案子仔細思考做出判斷。對高恩來說,早上短暫的時刻,能磨亮他一整天的思緒 

還有某位在金控公司任職的主管,下定決心要取得CFA高階金融證照,為此他利用清晨上班前的一小時看書,苦讀一年後,漂亮拿到了證照;像這樣有效利用清晨時間而獲得重大成果的例子,可說不勝枚舉。不過,千萬別忘記要明確訂出運用清晨時間的「目的」,比如讀英文或運動,若目的不明確,好不容易養成的早起習慣,可能就會浪費在無意義的事情上了。 

週末時間 

和清晨時間一樣,有效利用週末的完整時間,對人生能帶來大轉機。因為一年有52週,週六日加總有100天以上,是非常大量的時間,假使能將週末用在提升自己的技能或學習某項知識,那麼,在3年內成為此領域的高手,絕對不是夢想。 

箱田忠昭指出,只要能夠「有目的且有計畫地去運用時間」,所獲得的成果是相當可觀的。他以自己為例,他一年有300場以上的演講活動,但因為靈活運用週末時間,3年內就取得了職業級的衝浪指導員資格。 

若是商業人士,免不了得經常收集與工作相關的資訊,但是平時已忙得焦頭爛額,很難有時間把資料一一分類整理。而週末時間非常適合一口氣把資料全部收集整理妥當,即能達到啟發靈感和增強下週工作效率的功用。 


技巧二:利用「等候名單」,活用每日零碎時間 

學會善用「時間帶」還不夠,要成為時間管理的效率高手,還必須知道如何靈活運用每日的零碎時間。 

活化「可用時間」 

箱田忠昭分析,每個工作日的時間,可以大概分為「預約時間」(Booked Time)和「可用時間」(Available Time),前者是事先已定好的,無法移動的行程,比如早上10點到11點是內部會議、週三晚上7點到8點要上進修課等;而後者則是剩餘的,可自行決定如何運用的時間,這正是活用時間的重點----「空下來時,你要做些什麼?」。 

活用時間最重要的,就是事先計畫在那段時間該去做什麼,設定好當日應做之事的優先順序。若是身在公司,就使用在達成工作的目標上,若是私人時間,就使用在達成個人的目標上,不要只是閒下來,無所事事的虛度光陰。 

一般人平時可以把想完成的目標,寫在隨身筆記本上,只要時間一空下來,首先就要將其用在為達成目標所排定的優先事項上,這就是積極活用時間的思考態度。比如說,如果立下想精通英文的目標,可用時間就要優先用在學習英文上。 

「本文取材自《經理人月刊》,撰文‧整理 / 黃又怡 」

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