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許多時間管理書籍，都在教導人們如何在一天中擠出更多可用的時間。但是，就算硬擠出了時間，如果還是不懂得善用，就完全喪失時間管理的意義了。

對於擔任專業祕書長達31年的游美未而言，工作要做得好，除了掌握時間之外，人的準備與認知也非常重要。了解每件工作的性質，做好充分的事前準備，再配合人的個性進行調整，就能讓事情在指定的時間內做完，不會拖泥帶水，否則就算時間再充裕，還是沒辦法如期完成。換言之，漫無目的或純粹出於個人私欲的偷懶，導致工作延誤，被責怪自是理所當然。但真正的偷懶高手之所以「偷懶」，目的是為了有效增加手頭上「可利用的時間」，好讓心力集中在自己最擅長、最能展現成果的事情上，所以不該自己親自動手的事，他們絕對不碰。

一般人的工作內容，大致可區分為「事務處理」「會議出席」「外出出差」這3類，如何有效地安排、提醒與準備，正是游美未最主要的工作之一，以下就是她累積多年經驗而得的幾個實用技巧：。

一、事務的安排

1.早上先收e-mail，確定一天行程

每天早上一進辦公室，游美未照例會打開電子郵件和檢視當日行事曆。優先收發e-mail是為了確定當天有無臨時變更的行程，以便緊急重新排程，並通知與會人員。檢核行事曆則是要double check，再順一次當日行程，為工作預做準備。

2.下班前檢查行事曆，確定明天行程

每天下班前，游美未會再檢查信箱，確認是否有行程變更通知，並更新行事曆。只要在下班前多做這個步驟，就不致在隔天早上突然發現會議或行程臨時變更，導致老闆趕不及到場，或是沒時間閱讀資料等窘境。

3.為行程預留緩衝

在安排行程時，尤其是會議或外出行程，游美未必定會預留緩衝時間，不會讓行程太過緊湊。因為外出行程的交通時間很難精準掌握，而會議逾時又司空見慣，若未預留空檔，往往會拖到下一個行程，反倒不是件好事。
以公司內部會議為例，她通常會預留30分鐘，一來是在既定的會議結束時間到後，與會者大概會需要半小時來收尾或做結論；二來若是會議準時開完，老闆就會有時間稍做休息。如果是外部會議，她則會空下1小時，保留更大的彈性空間。

4.周末發簡訊提醒

安排在周末或周一一早的活動，游美未過去都是在周五下班前，先整理好資料，周末再以電話提醒老闆。不過，現在除非是老闆很健忘，才會打電話，否則都改用「預約簡訊」，周五前先上網設定好簡訊發送時間，既方便又省力。

二、會議的安排

高階主管最常有的行程就是參加各式會議，身為專業秘書，游美未對於任何開會的邀約，必定會先做以下一番分析，幫老闆進行過濾：

1.參加的必要性

接到任何會議通知時，游美未照例會詢問對方：「為何需要老闆參加？」因為很多會議其實沒必要出席，若照單全收，只會浪費時間。
像是外部舉辦的研討會，有些根本不必老闆親自出席，只需指派業務相關主管前往即可。至於內部會議，很多時候員工只是出於尊重的「形式上邀約」，未必希望老闆參加，碰到這種情況，就只要請對方事後呈報結論即可。

2.會議的性質

碰到老闆非得出席的會議，游美未會視會議性質，進行時間分配。像是需要決斷的動腦、預算決議、產品討論等會議，就安排在頭腦較清醒的上午。如果是大拜拜性質的會議，由於往往冗長又沒重點，排在下午就比較恰當，而且最好能事先確認老闆是否需全程參與，還是可以遲到早退。
另外有些像是社員大會等例行會議，游美未通常會提早幾個月、甚至在半年前就先排進行事曆，預先空出時段，以免屆時不慎發生會議或行程撞期的狀況。由於企業有許多會議都是例會，召開緊急會議的情況並不常見，所以將會議時間固定化，可讓工作節奏和時間應用更有效益。

3.會議的時間

在游美未的經驗中，會議開得沒完沒了，是最常見的陋習之一。她認為，一場會最恰當的時間是「1小時」，2小時是極限，超過了這個時間，會議常會流於無意義的閒聊。
因此，她通常會在開會前，事先通知與會成員，每人的報告時間只有5～10分鐘，希望大家能簡潔扼要地表達己見。有時候，她甚至陪同會老闆與會，一旦報告人簡報過久，她便會以「老闆等一下還有行程」適時提醒，維持會議進行的節奏。

三、資料的準備

不論是參加會議或簡報，事先了解相關資料是必要的準備，對此，游美未提供了幾個小技巧：

1.前一天先準備好

凡是開會所需的資料，游美未絕不會拖到開會前才準備，以免電腦或機器臨時出狀況；此外，她也會依會議情況，事先交給老闆閱讀，或是提前放在老闆在會議室的座位上。如果是隔天一早就要開會，她就會先印好資料，放在老闆辦公桌上，或是交給司機，供老闆第二天上班時在車上閱讀。

2.身邊再備份

即使事先已經備妥資料給老闆，但老闆有時難免還是會忘了帶，尤其是早上第一場會議最容易發生這種情況。為避免匆忙趕印資料，游美未會在前一天下班時，多印一份資料帶在身邊，以備不時之需

四、零碎時間的利用

游美未表示，由於老闆必須出席許多重要場合，花在交通上的時間很多，懂得利用這些時段，可以幫老闆找出很多處理雜務的時間

1.搭車時間

搭車通勤的時間通常不長，所以游美未會讓老闆處理一些可在短時間完成的工作，像是批閱公文這類例行公事。她每天都會把前一日下午的待批公文整理好，方便老闆第二天早上出門時在車上批閱。此外，像是會議重點資料、當日重要新聞等資訊，她也會事先整理好，方便老闆在車上快速瀏覽。

2.飛機時間

老闆出國時，由於搭機時間動輒數小時、甚至一天，所以游美未會準備好當地分公司、對方廠商或會議詳細資料，方便老闆研讀。待老闆回國後，游美未也會帶著緊急重要的待批文件去接機，讓老闆馬上處理。
老是覺得整天很忙事情做不完，往往是因為想到什麼做什麼，導致工作與工作之間彼此重疊、耽擱，才會覺得沒時間把工作完成。若能在每天早上就將一日行程排好，限定做完每件工作的時間，並預留緩衝，再做好事前準備工作，就能讓每天的工作時間不再亂成一團。


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「本文取材自《經理人月刊》，採訪‧撰文 / 謝明彧」